Styrelsearbetet

Styrelsens uppgift är enligt stadgarna att leda och styra samfälligheten. Antal styrelsemöten varierar efter behov, men årsstämman sker alltid under april månad. En skriftlig kallelse till årsstämma eller extrastämma utgår till samtliga medlemmar senast fyra veckor innan mötesdagen.

arbete.jpg

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hon eller han har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda samfälligheten. Ordförande är firmatecknare. Ordförande delar detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn.

Arbetsuppgifter

  • Representera samfälligheten i olika sammanhang. Ordförande blir ofta samfällighetens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med samfälligheten ändamål, arbetssätt och verksamhet.

  • Sammankalla och leda styrelsens möten.

  • Sätta upp agendan för styrelsemöte.

  • Om det händer någonting oväntat som berör samfälligheten eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.

  • Se till att beslut som fattas på styrelsemötena genomförs.

  • Se till att en årsstämma genomförs varje år enligt stadgarna.

  • På uppdrag av årsstämman genomföra de beslut som fattas på årsstämman.

  • Uppmärksamma valberedning att ny årsstämma närmar sig och valberedning har jobb att göra. Detta bör ske i god tid innan kallelsen går ut till alla medlemmar om kommande årsstämma.

  • Se till att samfällighetens stadgar följs.

  • Vara kontaktperson för medlemmar/myndigheter.

  • Delta i förhandling/sluta av tal med leverantörer.

  • Bevaka och arbeta för föreningens och områdets intressen och utveckling.

Vice ordförande

Arbetsuppgifter

  • Ersätta ordförande då denna inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag

  • I fall där ordförande avgår under styrelseperioden sköta dennes uppgifter fram till en ny ordförande har valts (se stadgar) vilket betyder att vice ordförande fortlöpande måste hålla sig underrättad om föreningens verksamhet

  • Vid behov leda diverse arbetsgrupper som kan bli aktuella i samfälligheten

 

Sekreterare

På sekreteraren faller uppgiften att föra protokoll över styrelsesammanträdena, sköta föreningens korrespondens samt i övrigt hålla reda på föreningens ingångna avtal och dokument/papper.

Arbetsuppgifter

  • Lämna in en ändringsanmälan till Lantmäteriverket om styrelsens sammansättning förändras, t.ex. vid beslut på årsstämman av nya förtroendevalda.

  • Föra protokoll över styrelsesammanträdena samt distribuering av dessa.

  • Skicka kallelser till samfällighetens årsstämma.

  • Ansvara för all dokumentation angående samfällighetsföreningen (enligt GDPR), i pärm eller elektroniskt:

    • Protokoll

    • Avtal

    • Offerter

    • Olika typer av korrespondens.

  • Ansvara för uppdatering av medlemmarnas adress-/maillista.

  • Skriva verksamhetsberättelse för året som varit och presentera denna på årsstämman.  En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som samfälligheten har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som samfälligheten har genomfört för medlemmar och allmänheten.

  • Ta fram eventuellt informationsmaterial till medlemmarna.

 

Kassör

Föreningens kassör har till uppgift att se till att föreningens löpande räkningar blir betalade i tid, att samfällighetsavgifter betalas in och att allt bokförs på ett korrekt sätt. Kassören ansvarar även för att ett årsbokslut upprättas samt leder arbetet med att planera föreningens framtida ekonomi vid budgetarbetet. Till kassören vänder man sig med frågor som rör samfällighetsavgifter och annat av ekonomisk natur. Har en medlem fått beviljat att göra ett inköp å föreningens vägnar är det till kassören man vänder sig med kvitto för att få tillbaka sitt utlägg. Kassören är tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn.

Arbetsuppgifter

  • Bokföra kontinuerligt alla intäkter och utgifter i ett enkelt bokföringsschema.

  • Se till att medlemmarna betalar in medlemsavgiften som är beslutad på årsstämman.

  • Ansvara för uppdatering av medlemslistan.

  • Ta fram ett årsbokslut som presenteras på styrelsemöte/årsstämma.

  • Göra budgetförslag att presentera på styrelsemöte/årsstämma.

  • Betala fakturor.

  • Ta kontakt (när det är dags , cirka 1 -1½ månad innan årsstämman) med revisorn så att han/hon kan kontrollera årets räkenskaper.

  • Se till att arvoden som är beslutade av årsstämman och fördelade av styrelsen betalas ut till förtroendevalda innan verksamhetsårets slut.

  • Göra arbetsgivardeklaration.

  • Sluta avtal med leverantörer.

  • Utfärda kontrolluppgifter.

  • Betala in skatt- och arbetsgivaravgifter.

 

Ledamot

Varje ledamot har ett stort ansvar för föreningens verksamhet. Därför är det centralt att styrelseledamöterna känner sig engagerade i föreningens verksamhet och är beredda att lägga tid och energi för att leda delar av föreningens arbete.  Det är mycket viktigt att de som blir valda till styrelseledamöter känner till vad deras uppdrag är och vilket ansvar de har gentemot medlemmarna.

Arbetsuppgifter

  • Delta på styrelsemöten

  • Åta sig uppdrag som beslutas på styrelsemöten (t.ex. ansvar för en GA, materialförvaltare, projektuppdrag)

 

Suppleant

Suppleanter fungerar som ”vikarier” för ordinarie styrelseledamöter om någon av dessa inte kan närvara vid ett styrelsemöte. Med styrelseledamot avses även tjänstgörande suppleant, dvs.  en suppleant som ersätter ordinarie styrelseledamot.

Arbetsuppgifter

  • Delta på styrelsemöten men har endast rösträtt vid ledamots frånvaro

  • Åta sig uppdrag som beslutas på styrelsemöten (t.ex. ansvar för en GA, projektuppdrag)

 

 

Övriga arbetsuppgifter för styrelsen att tillsätta ansvar för (kan/bör innehas av en medlem i föreningen i lämpliga fall):

 

Revisor samt suppleant

  • Granska årligen föreningens räkenskaper och bokföring

  • Upprätta revisionsberättelse och föredrar den på årsmöte

  • Bistå styrelsen i ekonomiska frågor

 

Webbansvarig

  • Uppdatera hemsida med info från styrelse och GA-ansvariga

  • Utveckla hemsida på eget initiativ eller på uppdrag av styrelsen

 

Släpkärreansvarig

  • Ta upp bokningar för uthyrning

  • Lämna ut/ta emot nyckel/sladd vid uthyrning

  • Ta upp betalning för uthyrning och redovisa intäkter till kassör

  • Boka tid och genomföra besiktning av kärra

  • Kontrollera status på kärra och vid behov se till att fel åtgärdas

 

Valberedning

  • I god tid inför årsmöte ta kontakt med styrelsen för att få info om medlemslista och vilka uppdrag som ska tillsättas

  • Kontakt med medlemmar för att hitta lämpliga kandidater till uppdragen

  • Till styrelsen, minst två månader före årsstämma, sända lista på personer som föreslås till val så att det kan sändas ut med kallelse

  • På årsmöte föreslå personer för val till uppdragen